Важна питања и одговори на интервјуу за административног помоћника

Important Administrative Assistant Interview Questions 152708

Ево питања и одговора за интервју са административним асистентом. Административни помоћници су потребни предузећима у различитим секторима да би подржали своје тимове и управљали канцеларијом. Ако знате шта можете да очекујете током интервјуа за административног помоћника, то ће вам помоћи да припремите своје одговоре и истаћи ћете се као квалитетан кандидат.

Шта ради административни асистент?

Административни помоћници помажу другим запосленима тако што организују досијее, састављају поруке, заказују састанке и помажу им. Административни помоћници користе рачунаре да праве табеле, састављају е-пошту, одржавају базе података и припремају презентације, извештаје и публикације.

Они такође могу да преговарају са продавцима, купују залихе, управљају складиштима или корпоративним библиотекама и добијају информације из различитих извора.

летећа деветница мајке Терезе

• Јављање на телефон док гледа у њен компјутер је административни асистент.
• Обавезе на послу се разликују у зависности од искуства, назива посла и стручности. Дужности административног помоћника могу укључивати следеће:
• Организујте записе и поруке користећи папирне и компјутеризоване системе датотека.
• Долазна пошта и е-пошта се усмеравају и дистрибуирају.
• Одговарајте на стандардна писма и е-поруке.
• Одговарајте на долазне поруке и приложите датотеке.
• Да бисте гарантовали тачност, проверите правопис и интерпункцију.
• Обезбеђивање рада факс машина, видео конференција, телефонских система и друге канцеларијске опреме.
• Табеле, обрада текста, администрација базе података и друге апликације могу се обављати на рачунарима.
• Попуните формуларе у складу са политиком компаније.

Приступ СТАР интервјуу је метод одговарања на питања у интервјуу.

Ситуација, задатак, акција и резултат (СТАР). Приступ СТАР интервјуу је начин да се питања о бихевиоралним интервјуима адресирају сажето и јасно, уз примере из стварног живота који подржавају ваш одговор. Када одговарате на питање за интервју са овом стратегијом, морате јасно окарактерисати конкретну околност на коју сте наишли, а која је релевантна за питање анкетара, описати своју укљученост у догађај, објаснити активности које сте предузели да бисте превазишли проблем и описали крајњи резултат. Ова стратегија вам омогућава да на питање одговорите одређеним примером.

Повезан: Оно што вас чини јединственим

Питања за интервју за административне асистенте

Ево неких ствари које бисте могли да добијете током интервјуа за посао административног асистента:

• Шта је, по Вашем мишљењу, дужност административног помоћника у канцеларији?
• Који су ваши омиљени аспекти рада као административни асистент?
• Који канцеларијски софтвер и опрему знате да користите?
• Као административни асистент, опишите пројекат на којем сте волели да радите.
• Који су, по Вашем мишљењу, најважнији таленти за административног асистента и зашто?
• Опишите време када је била потребна дискреција у вашем раду као административни асистент и како сте се носили са тим околностима.
• Шта бисте урадили да вам је додељен задатак, али нисте добили сва потребна упутства?
• Какав стил руковођења преферирате?
• Шта мислите да је најтежи аспект посла административног асистента?
• Испричајте ми о тренутку када сте морали да управљате огромном групом људи. Да ли сте успели?
• Можете ли ми објаснити како управљате заказивањем састанака за више супервизора?
• Реците ми када сте морали да решите и завршите изазован пројекат.
• Како изгледа типичан дан за административне професионалце?
• Која је ваша техника одржавања распореда?
• Да ли бисте могли да помогнете менаџерима у креирању планова за професионални развој?

1. Коју функцију по Вашем мишљењу има административни помоћник у канцеларији?

Послодавци користе ово питање да виде колико знате о позицији административног асистента на радном месту и како бисте приступили својим обавезама на послу. Ово питање може помоћи послодавцу да схвати како себе видите у хијерархији радног места ако себе видите као тимског играча и цените одговорности административног помоћника . Када одговарате на ово питање, покушајте да се фокусирате на најтипичније одговорности административног помоћника и зашто је позиција кључна за канцеларију.

Пример

„Верујем да је административни помоћник важан елемент тима.“ Они помажу појединцима које подржавају тако што им по потреби испоручују критичне информације и осигуравају да све иде како треба, уз праћење свакодневних активности као што су подношење докумената, организовање и управљање распоредима.'

2. Који су вам омиљени аспекти рада као административни асистент?

Људи који воле оно што раде на послу су често продуктивнији и ефикаснији. Ово питање омогућава испитивачу да сазна више о томе шта цените у свом послу административног асистента и колико уживате у свом послу. Када одговарате на ово питање, размислите о једној или две ствари о томе да будете административни помоћник који највише волите и потврдите свој одговор описом недавног искуства у којем радите оно у чему највише уживате.

Пример

„Оно што ми се највише свиђа када сам административни асистент је да могу да пратим све што се дешава у канцеларији и да будем кључна особа која осигурава да све добро функционише.“ На мојој некадашњој позицији рецепционера, на пример, увек сам волео да помажем својим колегама у планирању важних догађаја и састанака.'

3. Који софтвер и канцеларијску опрему знате да користите?

Ваш одговор на ово питање је од кључног значаја јер информише послодавца о софтверу и канцеларијској опреми коју сте раније користили и даје им поверење да ћете уз минималну обуку моћи да приступите својим радним обавезама. Идентификујте апликације рачунарског софтвера и канцеларијску опрему коју сте користили у прошлости и опишите степен удобности са њима док одговарате на ово питање.

Пример

„Ја сам стручни корисник Мицрософт Оффице пакета производа“, на пример. Не само да сам похађао час рачунара у школи који је био концентрисан на ове алате, већ сам на свом претходном месту користио Ворд и Еверноте дневно и Екцел и ПоверПоинт недељно. Такође сам опуштен са разноврсном канцеларијском опремом, као што су рачунар, скенер, штампач, факс машина, машине за штампање поште и вишелинијски телефони.'

4. Опишите пројекат као административног асистента на којем сте уживали да радите.

Још једно питање које би анкетар могао поставити како би сазнао у чему највише уживате у раду као административни асистент је ово. Ово питање им такође помаже да схвате како користите своје способности да бисте помогли у иницијативама на радном месту. Пошто почиње са „Опишите тренутак...“, боље је применити СТАР метод да бисте му приступили. На тај начин ћете моћи да прецизно одредите конкретан пројекат на којем сте радили, своју позицију у њему, активности које сте радили, исход пројекта и шта вам се у њему највише допало.

Пример

„У свом запослењу као административни асистент за адвокатску праксу средње величине, радио сам на пројекту израде дневног распореда који је координирао када је тим разговарао са клијентима путем е-поште.

Објаснио сам особљу да треба да проверавају и одговарају на мејлове најмање два пута дневно, на почетку и на крају смене. Цијенио сам ово јер сам могао допринијети рјешавању проблема. И ону коју су доживљавали и наш тим и наши клијенти.'

5. Који таленти су по вашем мишљењу најважнији за рад административног асистента и зашто?

Користите СТАР приступ да бисте разговарали о томе како сте у прошлости користили критичне способности административног помоћника и како ћете их користити да допринесете овој компанији када одговарате на ово питање. Ваш одговор ће помоћи испитивачу да утврди многе ствари. Укључујући таленте за које сматрате да су најважнији за позицију, зашто су те вештине неопходне, како сте ефикасно користили те вештине у прошлости и како бисте искористили исте вештине да допринесете успеху вашег тима.

Пример

„Административног помоћника дужност је кључна да би се осигурало да канцеларија правилно функционише', на пример. Административни асистент мора да има одличне комуникационе способности, управљање временом и организационе способности како би гарантовао да канцеларија функционише ефикасно у сваком тренутку. Као извршни помоћник, некада сам био задужен за организовање и праћење распореда четири руководиоца.

Ово сам постигао тако што сам користио прилагођену апликацију за заказивање да на одговарајући начин резервишем састанке и састанке за сваког руководиоца, а затим им преносим њихове календаре недељно путем е-поште и лично током нашег јутарњег састанка. Ово је омогућило да цела канцеларија остане по плану. Могу довести ове сличне таленте у вашу компанију да осигурам да све иде како треба.'

6. Опишите период када сте морали да користите дискрецију у свом послу као административни асистент и како сте се носили са тим.

Административни помоћници често имају приступ осетљивим информацијама о радном месту и клијентима компаније. Ово питање омогућава послодавцу да види да ли можете да се носите са сложеним или деликатним питањима уз задржавање дискреције и тајности. Када одговарате на ово питање, користите СТАР метода да пронађете специфичне околности у којима су дискреција и поверљивост били од виталног значаја за ситуацију и опишите како сте то решили.

Пример

„У својству асистента за људске ресурсе, асистирао сам директору за људске ресурсе и сазнао за планирано смањење особља.“ Имао сам много пријатеља који су радили за фирму, али сам знао да одржавање структуре и мира у канцеларији захтева опрез. Иако нисам знао ко ће бити пуштен, знао сам да ће се то догодити и када. Ово је био стресан тренутак за све у нашем одељењу. Чувао сам своју тајност и информације су дељене са остатком особља путем одговарајућих канала у право време.'

7. Шта бисте урадили да вам је додељен задатак, али нисте добили сва потребна упутства?

Ово питање омогућава интервјуеру да сазна више о вашој стратегији за суочавање са тешким околностима у којима нема јасних праваца. Послодавац ће желети да зна које истраживачке вештине користите да бисте открили како да нешто изведете и да ли вам је пријатно да тражите појашњење и помоћ када је то потребно. Одговарајући на ово питање, водите рачуна да наведете своју способност да спроведете независно истраживање о овој теми и тражите појашњење када је то потребно.

чиме заменити смеђи шећер

Пример

„Ако бих добио задатак, а не бих добио јасна упутства, прво што бих урадио је да видим да ли могу да пронађем информације које су ми потребне спроводећи сопствено истраживање, као што је Гоогле претрага.“ Ако ми је и даље било потребно више информација након спровођења истраге, контактирао бих особу која ми је доделио посао и затражио појашњење. Пре него што почнем да радим на задатку, побринуо бих се да у потпуности схватим шта треба да урадим и који је рок за задатак.'

8. Да ли имате преферирани стил управљања?

Ово питање помаже испитивачу да одреди ваш ниво независности на радном месту и да утврди да ли је њихов стил управљања компатибилан са вашим жељама за посао. Административни асистенти морају бити довољно самодовољни да канцеларија ради несметано уз минималан надзор, али је такође важно да се њихове радне преференције и стил управљања њиховог супервизора слажу. Од кључне је важности да будете искрени у вези са својим преференцијама док одговарате на ово питање како бисте били сигурни да је позиција погодна и за вас и за компанију.

Пример

„Више волим супервизора који ми пружа знање које ми је потребно да испуним свој посао, има јасна очекивања и верује ми да ћу обавити те задатке без микроуправљања мном.“ Не треба ми неко да ме често проверава како бих био сигуран да останем на правом путу и ​​продуктиван јер сам организован и ефикасан у управљању својим временом. Такође волим повремене повратне информације које ми говоре како сам и, ако је применљиво, дају идеје за развој.'

9. Шта мислите да је најизазовнији аспект посла административног асистента?

Ово је другачији приступ распитивања о својим манама. Начин на који одговарате на ово питање показује интервјуеру да ли можете да идентификујете и успоставите одређене области за развој. Када одговарате на ово питање, користите СТАР метода да изаберете конкретну околност коју сте тешко превазишли и опишете како сте је превазишли.

Пример

„У свом претходном раду схватио сам да ако не користим јасан распоред за управљање својим временом, понекад се мучим да одредим приоритете задатака.“ Имам потешкоћа да оставим ствари по страни или да неко чека да завршим задатак јер желим да све завршим одмах. Превазишао сам ово тако што сам направио добро организован план за себе који даје приоритет пројектима посла према њиховим роковима. Открио сам да ми је коришћење електронског календара за прецизно уређење дана помогло да останем на правом путу и ​​да завршим посао на време.'

10. Испричајте ми о тренутку када сте морали да управљате огромном групом људи. Да ли сте успели?

Ово питање омогућава испитивачу да процени вашу способност да одредите приоритете у раду, обављате више задатака, испоштујете рокове и ефикасно помогнете великом тиму. Ово питање је прикладно за кандидате који раније нису радили као административни асистент јер вам омогућава да разговарате о својој способности да остварите основне задатке посла, а истовремено пружате доказе из тимског пројекта на којем сте радили. На ово питање, као и на друга, треба одговорити користећи СТАР метода , што од вас захтева да наведете посебно релевантан пример из ваших претходних искустава.

Пример

„Изванредан сам у раду у великим тимовима и помагању им на начин који им помаже да постигну своје циљеве“, на пример. Четири године сам био део навијачког тима своје средње школе, а током млађих и виших година био сам именован за капитена тима. Био сам задужен за кореографију рутина, организовање вежби и догађаја, као и за то да сви у тиму присуствују сесијама и да се припреме за догађаје као капитен тима. Наш тим се такмичио на државном првенству током моје апсолвентске године и завршили смо други.'

Како да се припремим за интервју за административног асистента?

Ево како да се припремите:

• Истражите компанију унапред.
• Прегледајте опис посла.
• Вежбајте коришћење лажног интервјуа.
• Истакните своје критичне меке и тешке вештине.

Које вештине су најважније за административног асистента?

Ево врхунских вештина које сви административни помоћници треба да имају. Менаџер запошљавања ће користити питања за интервју да утврди вашу способност да управљате вишеструким задацима у канцеларијском окружењу. И дозволите да ваши одговори одреде да ли сте способни за улогу административног помоћника.

• Организационе способности.
• Комуникационе вештине.
• Познавање рада на рачунару.
• Вештине управљања пројектима.
• Вештине управљања временом.
• Вештине уноса података.
• Посебне вештине као што су креативно размишљање, руковање телефонима са више линија и друге вештине специфичне за посао.

Како одговорити, 'Зашто бисмо вас запослили' за административну позицију?

Менаџери запошљавања желе да виде кандидате за посао да схвате шта их чини јединственим. Користите искуства са свог последњег посла да опишете шта вас чини посебним. Управљање више пројеката, довршавање посебних иницијатива или руковање канцеларијском културом. Идите изнад и даље од почетних обавеза посла.

Пример најбољег одговора:

Веома сам организован, волим да ствари иду ефикасније, и имам преко десет година стручности у овој области. Настављам да радим у овој области јер уживам у томе. Као административни асистент, свој посао сматрам да обезбедим да комплетна канцеларија добро функционише, и моја је одговорност да то урадим.

Како административни помоћник треба да одговори: „Причај ми о себи“ на разговору за посао?

Требало би да објасните своје образовне квалификације, радно искуство и таленте у одговору на „Причајте ми о себи“.

На пример, „Ја сам дипломирао пословну администрацију и радио сам као административни асистент пет година.“