Поруке и одговори ван канцеларије (8 шаблона за коришћење)

Out Office Messages 152360

Шаблони порука ван канцеларије за коришћење. Када нисте са посла, поруке ван канцеларије су аутоматски одговори на е-пошту или поруке е-поште са аутоматским одговором које се шаљу колегама, купцима и клијентима.

Обавештавају људе да не можете да комуницирате са њима и када би могли да очекују одговор на њихове е-поруке. Можда ћете морати да додате различите чињенице у поруку у зависности од тога зашто сте ван канцеларије.

Омогућите ЈаваСцрипт

порука ван канцеларије

Шта су поруке е-поште са аутоматским одговором и како их користите?

Када контактирате некога ко је привремено недоступан, добићете одговор на е-пошту са аутоматским одговором, познат и као аутоматизована е-пошта. Обично вам ова обавештења пружају информације као што су:

Колико дуго ће појединац бити недоступан?

Ако су недоступни, требало би да се наведу контакт информације коме да се обратите.

Када ће се вратити?

Ако знате да нећете одговарати на е-пошту неко време, поруке ван канцеларије су неопходне. Они објашњавају зашто ћете каснити са одговором и како могу да добију информације или услуге које су им потребне док су одсутни.

Какав је значај поруке ван канцеларије?

Сарадници, клијенти и претплатници, посебно они у служби за кориснике, маркетингу и комуникацијама, желе брзе одговоре и решења за своје проблеме. Поруке ван канцеларије објашњавају зашто нећете моћи да реагујете одмах на љубазан, концизан и професионалан начин. Ако ћете бити одсутни на дан, недељу или неколико месеци, можете послати ООО поруку.

Следе неки од разлога зашто бисте можда желели да поставите поруку о одсуству из канцеларије:

Одлазак на пут.
Присуствовање конференцији, радионици или пословном састанку.
Бити на породиљском, боловању или одсуству.
Узми слободан дан за себе.
Спремам се за састанак.

Информације попут ове могу бити укључене у поруке ван канцеларије:

Зашто си отишао?
Колико дуго ћеш бити одсутан?
Датум када ћете се вратити.
Коме треба да се обратите у хитним случајевима или потреби за брзом помоћи?

Можете додати додатне податке у зависности од ваших професионалних обавеза и информација за које верујете да ће ваши контакти желети док вас нема.

Већина професионалних апликација за е-пошту омогућава вам да истовремено поставите две ООО поруке, једну за интерне колеге и екстерне пословне контакте.

Шта не рећи у аутоматизованом одговору

Професионализам и реализам треба да се одржавају у порукама ван канцеларије. Помогло би ако се држите подаље од:

порука ван канцеларије

Примери порука ван канцеларије

На основу врсте, у наставку су могуће ООО поруке које треба размотрити:

Басиц
Пријатељски
Унутрашње
Годишњи одмор
Конференција
Привремени
Недоступно
Док нисам у канцеларији, пратим своје имејлове.
Празник
Родитељско одсуство (породиљство или очинство)
Одсуство из здравствених разлога
Промоција
Леад-генератион
Дељење контаката на друштвеним мрежама

Басиц

Често, све што вам треба да изразите битне податке у вези са вашим одсуством је кратка и професионална ООО белешка.

Здраво,

Хвала вам што сте одвојили време да ми пишете. Бићу ван канцеларије до 29. маја и за то време имаћу само ограничен приступ е-пошти. Молимо контактирајте нашег агента за оглашавање, Јулес Палмер, на[заштићено имејлом]или 433-485-8476 ако вам је потребна хитна помоћ. У супротном, када се вратим, одговорићу на вашу е-пошту.

С поштовањем,

молитва за безбедно путовање и заштиту

Емерсон Палмер

Пријатељски

Ако обично комуницирате на овај начин, ваша ООО порука може бити приступачнија. Пријатељске или урнебесне поруке ван канцеларије могу бити прикладније за професионалце на друштвеним медијима, на пример.

Здраво!

Хвала што сте се јавили! Сада сам у Њујорку на венчању своје сестре, и идем на одмор из е-поште да бих је подржао на њен посебан дан. Када се вратим у канцеларију 19. августа, одговорићу на све ваше поруке. Ако вам је потребна помоћ пре тога, контактирајте Герри Смитха, мог асистента, на[заштићено имејлом]

Диван дан ти желим!

Марла Смитх

Унутрашње

Можете дати детаље у вези са пројектима на којима радите ако шаљете ООО поруку интерним контактима само унутар ваше фирме или одељења. У зависности од културе ваше компаније, можда ће вам бити дозвољено да користите мање професионалан тон.

Поздрав,

Бићу ван канцеларије до 14. априла и јавићу вам се што је пре могуће. Ставио сам копије нацрта за пројекат Нортх Апек на сервер у фолдер Цуррент Пројецт ако су вам потребни. Молимо контактирајте Брајана ако вам је потребна хитна помоћ.

Хвала,

Цраиг

Одговор на одмор

Када сте на одмору, обавестите их када ћете отићи, како би знали када да очекују одговор или коме да се обрате уместо тога.

Здраво!

Бићу на одмору од 1. до 18. априла и током тог периода ћу бити одсутан из имејла. Ако ваша комуникација може да сачека, јавићу вам се чим будем могао. Контактирајте ХР координатора Царла Ектера на[заштићено имејлом]или 434-857-3846 за хитне проблеме.

С поштовањем,

Брандон Лее

Конференција

Ако присуствујете пословној конференцији, пошаљите поруку о одсуству из канцеларије другим учесницима како бисте их обавестили да сте отворени за умрежавање. Ово је такође прилика да покажете другима да сте посвећени свом професионалном развоју.

Здраво,

Хвала вам пуно на поруци. У Денверу, Колорадо, нисам на радном месту због годишњег састанка ЦЦИА. Редовно ћу пратити е-пошту, али ако вам треба помоћ одмах, контактирајте Лорен Смит, моју помоћницу, на[заштићено имејлом]или 334-483-8173.

Волео бих да се сретнем са вама ако сте такође у Денверу ове недеље! Свратите до штанда 618 или ме позовите на 443-833-8273.

најбоље,

Даррен

Привремени

Професионалци од којих се очекује да проверавају е-пошту и често комуницирају можда ће морати да поставе ООО поруке ако напусте радно место дуже од неколико сати. Ако треба да одете на састанак, али ћете се вратити касније током дана, или ако треба да идете на састанак, ова врста комуникације је корисна.

Здраво,

Хвала вам пуно на поруци. Данас, 12. марта, нећу бити са посла од 11 до 16 часова. за термин. Имаћу ограничен приступ е-пошти, па вас молим да контактирате Сузан Ендруз на[заштићено имејлом]или 938-443-2219 ако вам треба нешто хитно. Одговорићу чим се вратим у канцеларију ако ваш емаил може да сачека.

поклон за мушкарца и жену

Хвала,

Рене Риан

Унреацхабле

Ако немате приступ својој е-пошти, обавестите своје контакте и пружите им друге опције за добијање подршке или информација.

Здраво,

Изашао сам из канцеларије и нећу моћи да реагујем на вашу поруку до 12. септембра, када се вратим. Молимо контактирајте Сонни Андревс на[заштићено имејлом]или 443-485-8475 за сва питања или недоумице које имате до тада.

Поздрави,

Асхлеи Паркер

ООО али проверавам е-пошту

Неки професионалци проверавају и чак реагују на е-пошту када нису у канцеларији. Ако намеравате да редовно проверавате е-пошту, обавестите пошиљаоце да очекују одговор, али може доћи до одлагања.

Поздрав,

Хвала вам што сте одвојили време да ми пишете. Бићу ван канцеларије од 1. до 18. децембра да предајем радионицу. Пратићу е-пошту током целог дана и уложићу све напоре да реагујем на поруке што је пре могуће (молимо да означите хитне поруке као високу важност). Молимо контактирајте Цинди Вуе на[заштићено имејлом]или 443-485-4876 ако вам је потребна хитна помоћ.

Примите моју искрену захвалност за ваше стрпљење.

Пам

Одговор на празнични одмор

Пракса компанија за одмор се разликује током значајних празника. Иако ваши контакти можда не очекују да радите на празнику, обавестите их колико ћете бити доступни у данима који претходе и после празника.

Здраво,

Наше канцеларије ће бити затворене од 2. до 29. децембра. Можете ме позвати на мој мобилни телефон на 443-844-4854 ако имате хитан случај. Када се вратим на посао у понедељак, 29. децембра, одговорићу на вашу поруку.

Најлепше жеље за празнике,

Сусан Тан

Родитељско одсуство (породиљство или очинство)

У зависности од тога где живите и радите, породиљско одсуство може трајати од 10 недеља до шест месеци или више. Морате довести људе до особе која ће преузети ваше дужности.

Здраво,

Од 14. фебруара до 12. маја бићу на породиљском одсуству. Патрицк Андревс, наш одличан главни графички дизајнер, биће задужен за моје рачуне у овом периоду. До њега се може доћи на[заштићено имејлом]или позивом на 445-484-8744.

Поздрави,

Цлаире Бецкер

Одсуство из здравствених разлога

Претпоставимо да имате операцију или патите од болести којој је потребно дуготрајно лечење или опоравак. У том случају, требало би да укључите ове информације у поруку о одсуству из канцеларије како би ваши контакти поштовали вашу приватност и време док се опорављате.

Здраво,

Хвала вам што сте одвојили време да ми пишете. Од 4. до 31. јула одсуствујем из ординације на боловању. Редовно ћу пратити е-пошту, али контактирајте Ејми Рајан ([заштићено имејлом], 885-444-8574).

Хвала вам на стрпљењу и разумевању.

Харпер Реид

Промоција

Чак и ако их више нема, стручњаци за маркетинг и продају можда желе да промовишу свој садржај, веб локацију, блог или услуге. У својим ООО порукама, они могу да додају везе до ставки или информација.

Поздрав,

Хвала вам што сте одвојили време да ми пишете. Бићу ван канцеларије до 15. августа и тада ћу одговорити на вашу е-пошту. У међувремену, уживајте у бесплатном изводу из наше нове е-књиге „20 кључева за потицање пословног раста“. Ако уживате у читању, идите на 10степстосуццесс.цом да купите и преузмете целу књигу. Молимо вас да контактирате Рајана Ендрјуза, нашег маркетиншког асистента, на[заштићено имејлом]или 333-844-3486 за хитне проблеме.

С поштовањем,

Габби Риан

Леад Генератион

Док вас нема, пустите да ваша порука ван канцеларије генерише пословне потенцијалне клијенте. Подстакните пошиљаоца да се пријави за билтен ваше компаније, вебинар, онлајн курс или други алат за развој пословања.

шоље за кафу игре престола

Здраво,

Хвала вам што сте ме контактирали путем е-поште. Бићу ван канцеларије до 2. јуна, са ограниченим приступом е-пошти. Молимо контактирајте Рицки Смитха на[заштићено имејлом]на 443-448-8473 ако вам је потребна помоћ пре него што се вратим.

Да ли сте знали да организујемо месечни вебинар о актуелним здравственим проблемима? Наши врхунски професионалци одговарају на питања уживо онлајн публике сваког уторка у месецу. Кликните овде да бисте послали своје питање или се регистровали за наш предстојећи вебинар о превентивној нези.

Поздрави,

Рајан певач

Коришћење друштвених медија

Захтевајући да вас контакти прате на једном или више налога друштвених медија, можете да користите своју ООО поруку да проширите своју личну или компанијску публику на друштвеним медијима.

Поздрав,

Хвала што сте се јавили! Изашао сам из канцеларије и вратићу се 14. јула да одговорим на мејлове. Пратите нас на свим водећим сајтовима друштвених медија да бисте били у току са свим сјајним дешавањима у Ред Вентурес-у док сам одсутан. Јенни Цовит, моја колегиница, можете добити на[заштићено имејлом]за брзу помоћ.

Диван дан ти желим,

Анд Драпе

Дељење контакт информација

Људи који надгледају многе пројекте или очекују да добију велики број е-порука док су одсутни, можда ће желети да укључе низ колега које пошиљаоци могу да контактирају.

Здраво,

Бићу на одмору од 14. до 21. фебруара, са ограниченим приступом е-пошти. Молимо вас да контактирате моју сарадницу, Бети Џин, на[заштићено имејлом]ако ти треба помоћ око пореза док сам одсутан. Не устручавајте се да ступите у контакт са нашим вишим ревизором, Рајаном Бреком, на рбрецк@цомпани., ако имате било каква питања ревизије. Молимо вас да контактирате моју помоћницу, Цореи Суе, на 334-555-4483 ако желите копије финансијских докумената.

У супротном, када се вратим, брзо ћу реаговати на вашу поруку.

Поздрави,

Риан Смитх

Смешна порука ван канцеларије

Ево смешне канцеларијске поруке е-поште са аутоматским одговором:

Здраво,

Да. Ово је порука е-поште са аутоматским одговором. То значи да сам негде другде осим свог рачунара. Надам се да сам на плажи и уживам у животу са пићем у руци. Ако нисам, одмах контактирајте некога да ми помогне да дођем до плаже.

ОК, озбиљно, контактирајте Сусан на[заштићено имејлом]за хитну помоћ. А кад се вратим, одмах ћу одговорити на вашу поруку.

Хвала вам!

Шаблон е-поште ван канцеларије за употребу

Користите следећи шаблон е-поште са аутоматским одговором да бисте пренели долазне поруке правој особи. Користите следећи шаблон поруке професионалаца ван канцеларије:

Здраво,

Одсутан сам из канцеларије до [Датум] из [Разлога]. Ако имате поруку на коју треба хитно обратити пажњу, требало би да контактирате [Име] на [Е-маил адреса] и [Број телефона]. Обавештени су о мом одсуству из канцеларије и ту су да помогну.

Планирам да се вратим [Датум].

Хвала на стрпљењу.

[Твоје име]

[Ваша контакт адреса е-поште]

Да бисте подесили поруку са аутоматским одговором преко Гоогле Бусинесс или Гмаил , идите према врху странице. И идите на икону Подешавања. Кликните на то, а затим идите у „Погледајте сва подешавања“. Одатле, померите се надоле до места где пише „Аутоматски одговор на одмору“ и моћи ћете да поставите своје канцеларијске поруке е-поште са аутоматским одговором, обично користећи почетни и крајњи датум.

Када ово сачувате, поруке са аутоматским одговором ће бити послате на било коју долазну е-пошту користећи аутоматске одговоре.

Научите како да подесите аутоматске одговоре за групу.